Grup Proses Manajemen Proyek

Grup Proses Manajemen Proyek  teridiri dari 5 tahapan:

1.     Initiation Process Group

Tahap ini merupakan langkah awal untuk suatu proyek. Dan pada tahapan ini memiliki proses utama yang menghasilkan 2 dokumen utama, yaitu:

•       Project Charter

Project charter adalah dokumen yang tujuan utamanya menunjuk manajer proyek, menjelaskan kebutuhan proyek (termasuk duras anggaran, otorisasi, kendala, dan lain-lain), serta menjelaskan latar belakang kebutuhan organisasi terkait pelaksanaan suatu proyek.

•       Stakeholder Register

Stakeholder Register adalah Proses untuk menghasilkan daftar pemangku kepentingan dalam proyek agar segera difasilitasi, untuk mendapatkan gambaran siapa saja pihak yang terkait dalam proyek, dan untuk mengetahui apakah mereka mempunyai kepentingan baik langsung maupun tidak langsung dalam suatu proyek. Stakeholder sangatlah penting, karena digunakan untuk mendapatkan masukan pada tahap perencanaan.

2.     Perencanaan atau Planning

Pada tahap ini memiliki proses utama yang menghasilkan master  dokumen perencanaan proyek atau Project Managemert Plan. Bobot isi dari dokumen ini bervariasi, bergantung dari kompleksitas proyek.

Proses utama terkait kegiatan perencanaan dan pembuatan Project Management Plan adalah:

•       Merangkum kebutuhan dan keinginan klien, memastikan batasan pekerjaan, serta membuat uraian pekerjaan (proyek).

•       Merinci unit-unit pekerjaan (subproyek/kegiatan), menentukan urutan pekerjaan, melakukan estimasi durasi waktu masing-masing pekerjaan.

•       Lakukan estimasi biaya untuk masing-masing kegiatan, sehingga total anggaran dapat ditentukan.

•       Menentukan standar dan kebijakan mutu yang diperlukan dalam proyek.

•       Perencanaan sumber daya manusia.

•       Perencanaan manjemen risiko merupakan salah satu tugas utama pengelola proyek (manajer proyek atau tim manajemen proyek). Apabila kita lalai dalam hal ini, proyek yang tampak sederhana menimbulkan dampak buruk untuk organisasi, kita sendiri dan juga para stakeholder terkait.

3.     Tahap Pelaksanaan atau Execution

Tahap ini memfasilitasi dan mengawasi tim agar dapat bekerja sesuai dokumen perencanaan terutama mengawal tim agar tidak behind schedule (jadwal mundur) maupun over budget (anggaran minus). Proses utama dalam tahap ini adalah mengarahkan dan mengelola pelaksanaan proyek ke arah penyelesaian, sesuai dokumen perencanaan termutakhir.

4.     Tahap pengawasan (Monitoring & Controling)

Tujuan utama dalam tahap pengawasan adalah memastikan agar pelaksanaan proyek tidak jauh menyimpang dari rencana. Terutama waktu, mutu, risiko, anggaran, dan ruang lingkup pekerjaan.

Beberapa proses kunci pada tahap ini adalah:

•       Pelaporan dan pemantauan rutin. Konsepnya adalah Earned Value Management (EVM).

•       Prosentase penyelesaian pekerjaan. Progres kemajuan pekerjaan disebut earned value disingkat EV.

•       Nilai EV tersebut kemudian dibandingkan dengan biaya aktual (Actual Cost atau AC) untuk melihat apakah pada suatu masa pelaporan kemajuan proyek, biaya aktualnya melebihi, sesuai, atau lebih rendah dari nilai progres yang dilaporkan.

•       Dari sisi penjadwalan, EV dibandingkan dengan Planned Value (PV) untuk target bobot kerjaan yang harus diselesaikan sesuai jadwal. Apabila hasil negatif, maka dapat dikatakan progress pekerjaan telah mengalami keterlambatan. Dan apabila hasilnya positif maka progress pekerjaan lebih cepat dari jadwal.

•       Keluaran dan hasil kerja (deliverables) di verifikasi bersama dengan klien. Apabila disetujui, maka secara bertahap proyek mengarah pada penyelesaian. Apabila terdapat hal yang belum disepakati klien maka pekerjaan akan kembali masuk dalam proses eksekusi.

•       Memastikan pengendalian terhadap perubahan dikelola secara terpadu, (terutama mutu, waktu, anggaran, risiko, dan lingkup kerja), prosedur eskalasi, dan sebaiknya dalam bentuk tertulis. Perubahan dalam pekerjaan yang berdampak signifkan umumnya memerlukan pembahasan dalam komite pengendali perubahan atau Change Control Board (CCB) maupun Steering Commitee (SC).

•       Perubahan (Change Project). Dari kacamata project owner, pengelola proyek tidak boleh terlalu akomodatif terhadap permintaan perubahan.

•       kendali mutu (quality control) dan verifikasi. Hasil QC yang buruk adalah suatu pemborosan biaya dan waktu, serta dapat menurunkan moral dan kepercayaan stakeholder.

•       Pemantauan dan update terhadap data risiko perlu terus-menerus dilakukan, dengan sasaran antara lain menekan kemungkinan terjadinya risiko negatif. Risiko-risiko yang kurang diperhitungkan bisa saja menjadi masalah penting dan berkembang menjad isu yang berdampak negatif.

•      Proses tim building sebaiknya dimulai sejak tahapan awal proyek misalnya ketika menyusun work break down structure (WBS) maupun network diagram.

5.     Tahap Penyelesaian atau Closing

Tahap ini adalah tahapan akhir dari sebuah proyek

Berikut ini adalah beberapa aktivitas yang penting dilakukan dalam tahap closing:

•       Memastikan persetujuan resmi dari sponsor atau klien terkait penyelesaian pekerjaan.

•       Mengadakan evaluasi akhir proyek (lessons learned).

•       Mengkaji apakah metodologi manajemen proyek perlu diperbaiki.

•       Merapikan arsip dan dokumentasi proyek.

•       Memberi masukan kepada manajemen perusahaan terkait hal-hal yang dirasakan bermanfaat selama proyek dijalankan.

•       Menyelesaikan kewajiban dengan pihak-pihak utama, terutama pihak pemasok (supplier/vendor), outsourcing, dan sebagainya.

•       Pastikan pihak pengguna dapat menjalankan hasil proyek Anda

Sumber:

Persada, Dana Mulyoto dan Surtika Kurniali.  2013 .Jakarta:PT Elex Media Komputindo. Super Project Manager.